Digitalisering OLB

Digitaliseringsteam daadkrachtig en slagvaardig te werk!

Begin maart van dit jaar richtte het bestuurscollege van openbaar lichaam Bonaire (OLB) de multidisciplinaire Werkgroep Digitalisering OLB op. Deze werkgroep leidt de digitalisering van de Bonairiaanse overheid in goede banen en zorgt dat de invoering hiervan snel en efficiënt verloopt. Inwoners en medewerkers in Bonaire zijn enthousiast over de eerste resultaten. Zo kunnen kunnen inwoners via de nieuwe website inmiddels al diverse formulieren digitaal downloaden en terugsturen.

Om een vlotte digitalisering te bevorderen, kreeg de werkgroep als taak eerst de interne werkprocessen van het OLB in kaart te brengen en die waar mogelijk te digitaliseren met behulp van zaaksysteem JOIN. Daarnaast worden diverse vakapplicaties binnen de afdelingen daaraan gekoppeld. Ook houdt de werkgroep zich bezig met het ontwikkelen en plaatsen van online formulieren op de OLB-website om de digitale toegankelijkheid voor de inwoners te vergroten. Het team verzorgt ook de nodige communicatie en trainingen voor gebruikers.

Uitvoeringskracht bevorderen

Bonaire kampt al jaren met grote uitdagingen qua digitalisering. In het bestuursakkoord 2018-2020 is digitalisering specifiek opgenomen als aandachtspunt, met name om de uitvoeringskracht binnen het openbaar lichaam te versterken. Ook het huidige Bestuurscollege ziet vele voordelen aan goede digitalisering, zowel intern binnen het OLB alsook richting de inwoners van het eiland. Het is daarom ook specifiek opgenomen in het Bestuursprogramma 2019-2023.

Het streven van de werkgroep is om met een slagvaardige aanpak het organisatie brede Digitaal Zaakgericht Werken te introduceren. Deze werkwijze legt het benodigde fundament voor een versnelde invoering van een efficiënte en effectieve (digitale) dienstverlening, die -voor zover mogelijk- projectmatig op directieoverstijgend niveau de werkprocessen automatiseert.

Uitgangspunt is om via automatisering van de werkprocessen de efficiëntie en uitvoeringskracht van het ambtelijk apparaat te vergroten. Hiermee wordt ook meteen de dienstverlening richting de inwoners verbeterd. De nieuwe website van het OLB gaat fungeren als een digitaal loket waar inwoners digitaal zaken met de overheid kunnen regelen.

Gerealiseerde doelen

Sinds de oprichting heeft Werkgroep Digitalisering OLB in korte tijd al enkele belangrijke zaken weten te realiseren. Zo ging nog geen twee maanden na de start, op 22 april j.l., de nieuwe OLB-website live. In zaaksysteem JOIN ontwikkelde de werkgroep dertig processen met bijbehorende e-formulieren, zodat de inwoners via de nieuwe website online aanvragen kunnen doen. Al deze processen worden volledig binnen het zaaksysteem afgehandeld. De website gaat in de toekomst ook als e-loket fungeren.

Tot slot integreerde de werkgroep in de OLB-website een afsprakenmodule waarmee inwoners online voor verschillende diensten een afspraak bij Burgerzaken kunnen maken. De bedoeling is om deze afsprakenmodule door te ontwikkelen voor het hele ambtelijk apparaat. Op 1 november 2021 hadden, sinds de lancering van de website, al bijna 9.000 personen een afspraak online gemaakt. Het behalen van deze doelen heeft bij de inwoners van Bonaire draagvlak gecreëerd, en intern bij het OLB is hiermee het enthousiasme voor de digitalisering verder aangewakkerd.

'Op 1 november 2021 had OLB bijna 9.000 personen geteld die binnen de afgelopen 6 maanden een afspraak online hebben gemaakt'

Digitalisering van burgerzakenprocessen

De processen bij de afdeling Burgerzaken Bonaire zijn (voor zover juridisch mogelijk) gedigitaliseerd. Het openbaar lichaam Bonaire heeft deze processen met de ondersteuning van gemeente Krimpen aan den IJsel beschreven en gedigitaliseerd. Eind juni vlogen twee medewerkers van deze Zuid-Hollandse gemeente, Rudy Solognier (Team Duurzaam Informatie Beheer) en Corine Kool (Team Burgerzaken), hiervoor naar Bonaire. Gezamenlijk met het team op Bonaire digitaliseerden zij in één week tijd de volgende burgerzakenprocessen:

Digitalisering van evenementen vergunningen

De processen bij de afdeling JAZ zijn gedigitaliseerd, deze zijn:

Digitalisering van economische vergunningen

De economische vergunningen zijn ook gedigitaliseerd, namelijk:

Digitalisering van infrastructurele vergunningen

De infrastructurele vergunningen worden ook gedigitaliseerd. De vergunningen die gedigitaliseerd worden zijn:

  • Bouw vergunning
  • Natuur- en milieu vergunning (nog niet gereed)
  • Monumentenvergunning (nog niet gereed)
  • Aanvraag erfpacht of huurgrond (gepland voor 2022)
  • Graaf vergunning (gepland voor 2022)
  • Sloopvergunning (gepland voor 2022)
  • Installateur vergunning (gepland voor 2022)

Persconferentie van 01 november 2021

Op 01 november 2021 heeft gedeputeerde Thielman de door het openbaar lichaam Bonaire uitgevoerde activiteiten gepresenteerd. Hieronder kunt u de conferentie weer bekijken:

Doorontwikkeling digitalisering

Werkgroep Digitalisering OLB heeft zichzelf tot doel gesteld om eind dit jaar alle diensten richting de inwoners en ondernemers online aan te bieden en deze gedigitaliseerd te hebben in het zaaksysteem. Ook het interne adviestraject moet dan in het zaaksysteem zijn verwerkt. Met de start van het programma Digitale Inclusie wil de werkgroep de samenleving ‘meenemen’ en bewust maken van het belang van digitaliseren. Verder wil de werkgroep eind 2021 de informatievoorziening met betrekking tot de werkprocessen van het OLB hebben verbeterd via informatievideo’s en instructiefilmpjes.

Plannen voor 2022

In 2022 wil de werkgroep een begin maken met een ‘MijnOverheid’ voor Bonaire. Op dit portaal moeten de inwoners en ondernemers straks zelf kunnen inloggen om onder andere de status van hun aanvragen te volgen, hun persoonsgegevens, huurgronden, erfpachten en bij het OLB geregistreerde voertuigen in te zien, belangrijke meldingen te ontvangen als de vervaldatum van bijvoorbeeld een paspoort, identiteitsbewijs (Sedula) of rijbewijs nadert, en online belastingen te betalen.

Ook wil de werkgroep in 2022 een start maken met de inrichting van een klantcontactcentrum voor het openbaar lichaam van Bonaire. Zo kunnen de meest voorkomende en eenvoudige vragen van inwoners en ondernemers sneller worden afgehandeld. Daarnaast heeft de werkgroep nog tot doel om in 2022 een intranet te bouwen voor een verbeterde interne communicatie binnen het ambtelijk apparaat.