Op 1 september 2021 heeft het Bestuurscollege (BC) de begroting van het openbaar lichaam Bonaire voor het jaar 2022 tijdig, conform de wettelijke termijn, ingediend bij de Eilandsraad. Samen met deze ontwerpbegroting is ook het advies van het College Financieel Toezicht (CFT) en de reactie van het BC daarop naar de Eilandsraad gestuurd.
Jarenlang bestond de begroting van het OLB slechts uit een opsomming van reguliere taken en acties van voorgaande jaren met een technische uitleg van de cijfers. Uit deze voorgaande begrotingen was niet duidelijk te herleiden wat de beleidsplannen van de overheid waren. De gepresenteerde cijfers waren niet gekoppeld aan het voorgenomen beleid van het OLB. Dit leidde er toe, dat de directies van het OLB gedurende het begrotingsjaar geen duidelijke prioriteitstelling hadden die gekoppeld waren aan financiële middelen voor de uitvoering. Het gebrek aan een duidelijk inzicht in de eigen begroting heeft bijgedragen aan de jaarlijkse onderbesteding, dat het CFT in verschillende adviezen heeft aangekaart. Deze adviezen heeft het BC ter harte genomen, in de begroting 2022 is een duidelijke relatie gelegd tussen de beleidsvoornemens en de beschikbare financiële middelen.
Ondanks dat het CFT in meerdere brieven de bezorgdheid heeft geuit over de onderbesteding en ook tijdens gesprekken het belang van dit punt heeft benadrukt, is het teleurstellend dat de doorgevoerde verbeteringen niet zijn terug te vinden in haar adviesbrief als reactie op de begroting.
Inzet van de algemene reserves van het OLB
Tijdens een gesprek met het CFT op 29 juni jl. heeft het CFT het BC aanbevolen om de algemene reserves in te zetten, wat weer is bevestigd in een CFT brief van 13 augustus jl. Juist op basis van deze afspraak is besloten om in de begroting 2022 extra middelen beschikbaar te stellen om te kunnen investeren in Bonaire. Deze middelen komen beschikbaar door een klein deel van de algemene reserves aan te wenden om de begroting sluitend te maken. Na deskundige analyse over de financiële positie van het OLB, bleek het benutten van USD 2 miljoen uit de algemene reserves aanvaardbaar te zijn.
Met het CFT is gecommuniceerd dat het bestuurscollege een deskundige in gaat huren om een uitgebreide risicoanalyse te verrichten, welke de basis zal vormen voor een hernieuwde berekening van het weerstandsvermogen. De uitkomst hiervan wordt vastgelegd in een nota risicomanagement en weerstandsvermogen. In het verlengde van deze opdracht zal de deskundige medewerker een nota reserves en voorzieningen gaan opstellen waarin, rekening houdend met de beschikbaarheid van de liquiditeiten van het OLB, ook concrete bestedingsplannen zullen worden opgenomen.
Het BC is daarom ook verbaast dat het CFT in de brief van 1 september jl. dit als een kanttekening aangeeft terwijl het CFT hierover al geïnformeerd is en de deskundige in de tussentijd al begonnen is met de analyse.
Financieel beheer
Het CFT merkt op dat er stappen gezet moeten worden voor de verbetering van het financieel beheer. Het CFT is echter op de hoogte dat, ondanks het zware beslag van de Covid-19 crisis op de ambtelijke organisatie, er reeds concrete stappen gemaakt zijn. Verschillende verbeter-punten zijn volledig opgelost en er is duidelijke voortgang geboekt op meerdere punten uit de management letter van 2019.
Een goed voorbeeld hiervan is het wegwerken van achterstanden op het gebied van openstaande bezwaren. Dit is in de maand juni 2021 gestart. Het ging hierbij om 500 bezwaren, die inmiddels volledig afgehandeld zijn. Verder is de administratie van het havenkantoor is nu volledig op peil, het subsidieregister en de projectadministratie zijn opgezet, en als onderdeel van het traject digitalisering is er flinke voortgang geboekt met de beschrijving van processen. Dit zijn een paar van de punten die dus opgelost of goed onderweg zijn.
Ook op organisatorisch gebied zijn er in 2021 belangrijke verbeteringen doorgevoerd, waaronder het meer integraal werken door het Directieteam, de directie B&O en afdeling Financiën. Hoewel OLB ook in staat is geweest om dit voorjaar tijdig de jaarrekening 2020 te kunnen opstellen, wordt er stevig geïnvesteerd in de verdere doorontwikkeling van de P&C-documenten en heeft het opvolgen van de bevindingen van de accountant bij de afgelopen jaarrekeningcontrole volop de aandacht.
Versterking afdeling financiën en de organisatie zelf
Het OLB zet in op een combinatie van empowerment en motivatie van de huidige medewerkers gelijk met het versterken van de afdeling financiën met nieuwe krachten. De verantwoordelijkheid voor een gezond financieel beheer moet duurzaam ingebed worden in de gehele organisatie. Concreet houdt dit onder meer in het werven van een ervaren hoofd financiën, een concern-controller en twee nieuwe controllers.
In eerdere brieven heeft het CFT aangegeven dat het OLB het personeelsbudget en de open vacatures nauwkeuriger moet gaan begroten. Om hieraan te voldoen, heeft het OLB een medewerker speciaal hierop geplaatst. Hierdoor is een nauwkeuriger bedrag ingeschat voor de in te vullen vacatures, wat tot een verlaging heeft geleid van dit budget vergeleken met voorgaande jaren. Aangezien dit eerder door het CFT zelf is opgemerkt, en de toelichting hierover in de ontwerpbegroting 2022 duidelijk is, is het teleurstellend dat het CFT in haar brief van 1 september jl. hier toch vragen over stelt.
“ Ik ben me er van bewust dat we een hele opgave hebben om de financiën en administratie van het OLB verder op orde te krijgen. Wel hebben we in de afgelopen tijd zeker forse stappen gezet om het financieel beheer van het OLB te versterken. Het is een belangrijke mijlpaal dat de begroting nu op een professionele manier is opgezet en ook tijdig is aangeboden aan de eilandsraad. Dit is de toon die wij nu gezet hebben voor alle verbeteringen die zullen volgen. Het CFT heeft uiteraard een toezichthoudende rol, maar kan kiezen om die rol in te vullen door tegenstrijdige adviezen te blijven geven of opbouwende kritiek te leveren waar wij ook echt iets mee kunnen. Graag zien wij dat het CFT als toezichthouder een constructieve rol inneemt, zodat wij gezamenlijk daadwerkelijke verbeteringen kunnen realiseren voor het eiland,” aldus gedeputeerde Thielman.
